Papier schreddern mit Aktenvernichtern

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Papier schreddern mit Aktenvernichtern

Ein Aktenvernichter darf in keinem Büro fehlen. Denn vertrauliche Dokumente, die man nicht mehr benötigt, gehören nicht einfach in den Papierkorb. Allzu schnell können sie von dort in unbefugte Hände geraten. Ein Schaden entsteht nicht erst dann, wenn es um streng gehütete Geschäftsgeheimnisse geht. Im beruflichen Umfeld enthalten nahezu alle Dokumente vertrauliche Informationen, die nicht für fremde Augen bestimmt sind. Das können Briefe an Kunden und Lieferanten, Angebote, Lohnabrechnungen, Verträge, Umsatzzahlen, Kontoauszüge, Personalpläne oder handschriftliche Notizen aus einem Meeting sein. Bei personenbezogenen Daten ist Vertraulichkeit nach dem Bundesdatenschutzgesetz sogar gesetzlich zwingend vorgeschrieben.

Aktenvernichter bei HANEU

In den Papierkorb sollte man nur echten Abfall wie die leere Papiertüte vom Bäcker oder die Tageszeitung von gestern werfen. Geschäftsdokumente, die weg sollen, gehören in den Aktenvernichter.

DIN 32757, DIN EN 15713:2009-08, DIN 66399 – welche Norm gilt denn nun?

Die Vernichtung von Datenträgern ist durch Normen geregelt. Hier hat sich in den letzten Jahren einiges getan, sodass man schnell den Überblick verlieren kann. Bis 2012 orientierten sich die Hersteller von Aktenvernichtern an der DIN 32757. In dieser Norm wurden unter anderem verschiedene Sicherheitsstufen festgelegt. Je höher die Sicherheitsstufe, um so kleiner mussten die Papierschnipsel nach dem Schreddern sein. Diese Faustformel gilt bis heute. Aber 2009 wurde eine europäische Norm veröffentlicht, die DIN EN 15713:2009-08, bei der nicht mehr von Sicherheitsstufen, sondern von Zerkleinerungsstufen gesprochen wird. Die Zerkleinerungsstufen der neuen Norm stimmten aber nicht mit den Sicherheitsstufen der DIN 32757 überein. Eine Anpassung war nötig und die DIN 32757 wurde daher 2012 außer Kraft gesetzt. Da die EN 15713 sehr auf dem britischen Standard basierte und in einigen Punkten zu unverbindlich ist, entwarf der zuständige Normenausschuss schließlich eine neue, deutsche Norm für die Entsorgung von Datenträgern: die DIN 66399. Die Norm besteht aus drei Teilen.

  1. DIN 66399-1 „Büro- und Datentechnik – Vernichten von Datenträgern – Teil 1: Grundlagen und Begriffe“
  2. DIN 66399-2 „Büro- und Datentechnik – Vernichten von Datenträgern – Teil 2: Anforderungen an Maschinen zur Vernichtung von Datenträgern“
  3. DIN SPEC 66399-3 „Büro- und Datentechnik – Vernichten von Datenträgern – Teil 3: Prozess der Datenträgervernichtung“

Die DIN 66399 entspricht nach Aussage von Datenschützern »dem Stand der Technik«. Sie empfehlen sich an dieser Norm und nicht an der unverbindlicheren EN 15713 zu orientieren.[1]

In der Norm werden zwei Begriffe benutzt, die für die Praxis wichtig: die Schutzklasse und die Sicherheitsstufe.

Schutzklassen und Sicherheitsstufen

Sicherheit bei der Aktenvernichtung

Alle Datenträger, also auch Papierdokumente, werden in drei Schutzklassen einsortiert. Die Schutzklasse definiert, wie schutzbedürftig die Informationen auf dem Datenträger sind. Die Schutzbedürftigkeit richtet sich dabei nach den Folgen, die eintreten können, wenn die Informationen in fremde Hände gelangen.

Schutzklasse 1: Normaler Schutzbedarf für interne Daten

In die Schutzklasse 1 fallen zum Beispiel Telefon- und Adresslisten, Formulare, Richtlinien sowie Notizen. Es besteht ein Schutzbedarf, da für Betroffene oder die speichernde Stelle (also für Ihr Unternehmen, Ihre Behörde oder Ihre Institution) ein wirtschaftlicher Schaden entstehen kann, wenn Unbefugte Zugang zu diesen Daten bekommen.

Schutzklasse 2: Hoher Schutzbedarf für vertrauliche Daten

Personal- und Finanzdaten gehören in die Schutzklasse 2. Sie haben einen hohen Schutzbedarf, da der Betroffene in seiner gesellschaftlichen Stellung oder seinen wirtschaftlichen Verhältnissen erheblich geschädigt würde, wenn die Daten in fremde Hände gelangen. Sie müssen diese Daten besonders schützen, da ein solcher Fall auch für Sie als speichernde Stelle erhebliche, negative Konsequenzen haben kann. So möchten Sie beispielsweise nicht, dass Probeausdrucke eines Angebots in die Hände eines Wettbewerbers fallen oder Lohnabrechnungen einzelner Mitarbeiter im Unternehmen die Runde machen.

Schutzklasse 3: Sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten

Sehr hoher Schutzbedarf besteht, wenn ein Daten-Leak die Freiheit, die Gesundheit oder das Leben des Betroffenen gefährden kann oder wenn Ihr Unternehmen in seiner Existenz bedroht ist, wenn die Informationen in die falschen Hände geraten. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Berufsgeheimnisse oder Verträge betroffen sind, oder es sich um Informationen handelt, die gesetzlich besonders geschützt sind.

Bereits Dokumente der Schutzklasse 1 müssen bei einer Entsorgung so vernichtet werden, dass eine Rekonstruktion der Daten nur mit besonderem Zeitaufwand möglich ist.

Fazit: In jedem Büro ist also ein Aktenvernichter erforderlich!

Die Sicherheitsstufen definieren die maximal zulässige Teilchenfläche nach der Zerkleinerung. Wenn sich eine Sicherheitsstufe auf die Vernichtung von Papierdokumenten bezieht, wird dies mit einem vorangestellten »P« gekennzeichnet.

Sicherheitsstufe Zerkleinerung
Sicherheitsstufe P-1 Teilchenfläche max. 2000 mm², Streifenbreite max. 12 mm, Streifenlänge unbegrenzt
Sicherheitsstufe P-2 Teilchenfläche max. 800 mm², Streifenbreite max. 6 mm, Streifenlänge unbegrenzt
Sicherheitsstufe P-3 Teilchenfläche max. 320 mm², Streifenbreite max. 2 mm, Streifenlänge unbegrenzt
Sicherheitsstufe P-4 Teilchenfläche max. 160 mm², Streifenbreite max. 6 mm

 

Es gibt noch drei weitere Sicherheitsstufen, die jedoch nur in Ausnahmefällen notwendig werden. Die Zuordnung der Schutzklassen zu den Sicherheitsstufen zeigt die folgende Tabelle:

Schutzklasse Sicherheitsstufen
P-1 P-2 P-3 P-4
1 x1 x1 x
2 x x
3 x
1Nicht anwendbar bei personenbezogenen Daten

 

Für Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, benötigen Sie also mindestens die Sicherheitsstufe P-3.

Viele Hersteller und Händler geben noch die alten Sicherheitsstufen der DIN 32757 an. Achten Sie bei der Auswahl des Aktenvernichters immer auf die Schnittgrößen.

Besonders anschaulich werden die Schutzklassen und Sicherheitsstufen auf der Website des Herstellers HSM dargestellt.

Streifenschnitt oder Partikelschnitt

Streifenschnitt oder Partikelschnitt - Aktenvernichter

Beim Streifenschnitt wird das Papier nur längst in schmale Streifen geschnitten. Um Sicherheitsstufe P-1 zu erreichen, dürfen die Streifen keine 7 mm breit sein. Eine DIN A4 Seite ist 297 mm lang, sodass sich bei 7 mm langen Streifen bereits eine Fläche von 2079 mm² ergibt. Für die Sicherheitsstufe 1 ist dies zu viel.

Beim Partikelschnitt wird das Papier in bestimmten Abständen quer geschnitten. So sind geringe Teilchenflächen zu erzielen, die höheren Sicherheitsstufen entsprechen.

Leistungsstarke Aktenvernichter kommen auch mit CDs klar

Vernichtung von digitalen Datenträgern - Aktenvernichtung

Mit einzelnen Büroklammern, Filmen und Kreditkarten kommen heutzutage die meisten Aktenvernichter klar. Wer mit dem Papierwolf allerdings auch CDs und DVDs datenschutzkonform zerstören möchte, sollte sich vor dem Kauf informieren, ob das Modell dazu technisch in der Lage ist.

Die Praxistauglichkeit eines Aktenvernichters wird von seiner Schnittleistung bestimmt, also der Frage, wie viele Blatt Papier man gleichzeitig in den Schlitz einführen kann. Wer nur sehr selten einmal Papier schreddern muss, kommt mit einer Schnittleistung von unter zehn Seiten prima zurecht. Bei einem höheren Aufkommen sollte man eine bessere Schnittleistung bevorzugen. Einige Aktenvernichter haben auch einen automatischen Papiereinzug, sodass man nicht ständig manuell nachlegen muss.

Gibt es Gefahren für den Anwender?

Der Einzug eines Aktenvernichters kann sehr stark sein, sodass Sie auf jeden Fall darauf achten müssen, dass das Gerät einen Schutzmechanismus besitzt, der Unfälle verhindert. Einige Geräte arbeiten nur, wenn ein Schalter dauerhaft gedrückt wird. Aber viele Modelle laufen per Autostart und Autostop automatisch an, wenn Papier in den Schlitz geschoben wird. Hier kommen oftmals Lichtschranken zum Einsatz. Es sollte dann ein Notausschalter vorhanden sein, damit nicht ungewollt zum Beispiel Kleidungsstücke eingezogen werden können.

Die Schnittrollen sind zwar im Gerät hinter einem schmalen Einführungsschlitz verborgen, sodass es nahezu unmöglich ist, mit dem Finger in die scharfen rotierenden Messer zu greifen. Aber lange Haare, Schals, Krawatten oder Halstücher können, wenn man sich beim Schreddern über das Gerät beugt, schnell zwischen die Rollen gelangen und mit großer Kraft eingezogen werden.

Ein Aktenvernichter ist also kein Papierkorb, in den man nachlässig etwas hineinwerfen kann. Sie sollten immer konzentriert und sorgfältig mit dem Gerät arbeiten und sich beim Schreddern nicht ablenken lassen. So können Sie nicht nur Unfälle wirksam vermeiden, sondern auch einen Stau im Papiereinzug.

Große Auswahl – lassen Sie sich beraten

Bei Haneu finden Sie eine große Auswahl an Aktenvernichtern in unterschiedlichen Preis- und Leistungsklassen. Lassen Sie sich von unseren Datenschutz-Experten bei der Auswahl des richtigen Aktenvernichters unverbindlich beraten.

[1] Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz informiert zum Thema Datenträgerentsorgung (PDF)