Akten archivieren – Ratgeber für die richtige Aufbewahrung

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Akten archivieren – Ratgeber für die richtige Aufbewahrung

In Ihrem Archiv stapeln sich die Aktenordner und Sie wissen nicht, wie Sie am besten Ordnung ins Chaos bringen?

Hier verschaffen wir Ihnen einen kleinen Überblick über Aktenschränke, Aktenregale und Co. und die jeweiligen Vor- und Nachteile der einzelnen Aufbewahrungsformen. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für die richtige Auswahl.

Aktenregale von HANEU

  1. Gesetzliche Vorschriften für die Aktenlagerung
  2. Aktenschränke vs. Aktenregale – zentrale Unterschiede
  3. So wählen Sie die richtige Aufbewahrung
  4. Hilfsmittel für die Kennzeichnung
  5. Akten vernichten – Aktenschredder

Gesetzliche Vorschriften für die Aktenlagerung

Grundsätzlich gilt: Bevor Sie Akten entsorgen, weil Sie keinen Sinn in der Aufbewahrung sehen oder um Platz für neue zu schaffen, vergewissern Sie sich, dass Sie dies dürfen. Denn für eine ganze Reihe an Dokumenten sieht der Gesetzgeber eine feste Aufbewahrungsfrist vor. Halten Sie diese nicht ein, müssen Sie mit rechtlichen Folgen rechnen.

Zwei Rechtsgrundlagen sind entscheidend für die Archivierung:

Exakte Angaben zu den jeweiligen Fristen finden Sie in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Je nach Art der Dokumente beträgt die Archivierungsfrist zehn oder sechs Jahre. Ersteres gilt zum Beispiel für Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Handelsbücher, aber auch für Organisationsunterlagen.

Denken Sie daran, dass die Akten über den genannten Zeitraum lesbar bleiben müssen. Lagern Sie Dokumente also besser nicht in einer verstaubten und feuchten Rumpelkammer, die jedem zugänglich ist. Archivräume sollten gut belüftet, isoliert und vor dem Betreten Unbefugter geschützt sein.

Aktenschränke vs. Aktenregale – zentrale Unterschiede

Wollen Sie Akten in Papierform archivieren, stehen Ihnen dafür Aktenschränke und Aktenregale zur Verfügung. Der zentrale Unterschied zwischen beiden besteht darin, dass Regale offen sind. Das sorgt für Übersichtlichkeit und einen leichten Zugang zu den Dokumenten. Suchen Sie eine bestimmte Akte, müssen Sie nicht erst Türen öffnen. Außerdem bieten Regale viel Platz. Sie haben die Möglichkeit, sich für einseitige Regale zu entscheiden oder für doppelseitige, die sich von beiden Seiten einräumen lassen und doppelt so viel Platz aufweisen wie einseitige Ausführungen. Hochwertige Aktenregale lassen sich einfach durch Steck- oder Schraubverbindungen erweitern – ideal, wenn ständig neue Dokumente hinzukommen.

Aktenschränke sind in der Regel teurer als Regale. Dafür sind sie sehr stabil und mit Türen ausgestattet, je nach Wunsch Schiebetüren, Flügeltüren oder Rollläden. Das gewährleistet zusätzliche Sicherheit für den Inhalt und schützt vor Staub, Flüssigkeiten oder anderen schädlichen Einflüssen. Außerdem sind Aktenschränke optisch attraktiver als Regale. Ob dies für Ihre Entscheidung eine Rolle spielt, kommt auf den Ort für die Aufbewahrung an. Im Kellerarchiv ist das Aussehen weniger wichtig als in Büros, in denen vielleicht Kunden ein- und ausgehen.

Noch einmal die wichtigsten Eigenschaften von Aktenregalen und –schränken in der Gegenüberstellung:

Aktenregale:

+ Kostengünstig
+ Leicht erweiterbar
+ Übersichtliche Lagerung
+ Platzsparend
– Wenig Schutz für äußeren Einflüssen und Zugriff unbefugter Personen
– Optisch wenig attraktiv

Aktenschränke:

+ Guter Schutz vor äußeren Einflüssen und dem Zugriff unbefugter Personen
+ Attraktive Optik
+ Hohe Stabilität
– Kostspieliger
– Brauchen mehr Platz

Eine Sonderform von Aktenschränken sind Hängeregistraturschränke. Hier kommen statt Aktenordnern Mappen zum Einsatz, die in eine Hängevorrichtung eingehängt werden. Das bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Hängemappen sind platzsparender als Aktenordner
  • Ein schneller Zugriff ist gewährleistet
  • Durch die leichte Entnahme einzelner Dokumente kommt es nicht ständig dazu, dass ein Ordner fehlt, den gerade mehrere Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zwecken benötigen

So wählen Sie die richtige Aufbewahrung

Sie sind sich unschlüssig, wo Sie Ihre Akten archivieren sollten? Aktenschrank oder –regal, Ordner oder Hängemappe? Stellen Sie sich vor Ihrer Entscheidung folgende Fragen:

  • In welchem Raum wollen Sie die betreffenden Akten lagern?
  • Um wie viele Akten handelt es sich maximal (denken Sie dabei langfristig)?
  • Wo im Raum sollen die Schränke beziehungsweise Regale stehen?
  • Genügt es, wenn Akten bei gesetzlichen Prüfungen auffindbar sind, oder werden die Dokumente regelmäßig benötigt?
  • Wie wichtig ist die Optik?

Richten Sie ein Archiv für eine große Zahl an Akten im Keller Ihres Unternehmens ein, sind Regale oft die beste Lösung. Sie bieten viel Platz, sind verhältnismäßig kostengünstig und lassen sich leicht erweitern. Am besten kombinieren Sie einseitige Regale (an der Wand) und doppelseitige Regale (mitten im Raum). So nutzen Sie den vorhandenen Platz optimal.

Handelt es sich um Dokumente, die Sie und/oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig, vielleicht sogar fast jeden Tag brauchen, bietet sich eine Archivierung in den Büroräumen selbst oder benachbarten Räumen an. Aktenschränke geben in diesem Fall die bessere Figur ab. Zudem sorgen abschließbare Türen für mehr Sicherheit in hoch frequentierten Räumen. Je nach Art der Dokumente sind Hängeregistraturen eine gute Alternative zu herkömmlichen Schränken. Sie lassen sich auch hervorragend mit einem Schreibtisch kombinieren.

Beachten Sie: Bewahren Sie besonders sensible Dokumente grundsätzlich in abschließbaren Schränken auf, unabhängig von der Räumlichkeit.

Hilfsmittel für die Kennzeichnung

Ob Ordnung das halbe Leben ist, darüber gehen die Meinungen auseinander. Wenn Sie Akten archivieren, spielt sie eine zentrale Rolle. Legen Sie von Beginn an Wert auf ein klares und nachvollziehbares Archivierungssystem. Entscheidend in diesem Zusammenhang ist eine eindeutige Kennzeichnung. Das beginnt bei den Aktenordnern beziehungsweise –mappen selbst und bezieht die Regale beziehungsweise Schränke mit ein.

Magnetschilder, magnetische Etikettenhalter und Magnettaschen geben Ihnen viele Möglichkeiten, Regale und Co. eindeutig zu kennzeichnen. Magnetische Kennzeichnungsprodukte sind leicht anzubringen und können bei Bedarf rückstandslos entfernt und wiederverwendet werden. Achten Sie auf Scannertauglichkeit, wenn Sie entsprechende Etiketten einsetzen.

Akten vernichten – Aktenschredder

Ist die Aufbewahrungsfrist um, heißt es, alte Akten möglichst schnell zu entsorgen. Schließlich kommen fortwährend neue hinzu, die Platz brauchen. Bevor Sie sensible Daten entsorgen, sollten Sie diese unbrauchbar machen. Dazu dienen Aktenvernichter bzw. Aktenschredder.

Die Bedienung ist denkbar einfach. Sie führen die Dokumente oben ein und das Gerät schneidet sie in kleine und kleinste Partikel. Dabei stehen Ihnen Aktenvernichter mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen zurAuswahl. Diese unterscheiden sich in der Schnittbreite und damit in der Größe der Partikel. Während Sicherheitsstufe 2 für allgemeine private und betriebliche Dokumente ausreicht (Fehlkopien etc.), sollten Sie bei vertraulichen Dokumenten auf Sicherheitsstufe 3 zurückgreifen. So können Sie sich mit ruhigem Gewissen von Ihren Akten verabschieden.